Người CMC nâng cao kiến thức về gian lận và phương pháp phòng chống gian lận trong tổ chức

Vừa qua, Bộ phận phụ trách quản trị rủi ro của CMC Corp và các Công ty thành viên đã tổ chức hội thảo với nội dung “Gian lận và các biện pháp phòng chống” nhằm trao đổi các kiến thức chuyên môn quan trọng, từ đó đưa ra các chương trình quản trị phòng chống gian lận phù hợp trong đơn vị. Đặc biệt, nâng cao ý thức phòng chống gian lận của mỗi thành viên của tổ chức.

Hiểu về “gian lận”

Viện Kiểm toán viên nội bộ của Hoa Kỳ định nghĩa, gian lận là các hành vi bất thường và phi pháp mang chủ ý lừa dối, hay đưa thông tin thiếu chính xác mà cá nhân đó biết rõ là sai hoặc tin là không đúng. Lý thuyết về tam giác gian lận của Cressey (năm 1953) được dùng để giải thích hành vi gian lận xảy ra khi có sự hiện diện của 3 nhân tố tạo nên mô hình tam giác gian lận. Đó là động cơ/ áp lực, cơ hội và thái độ hợp lý hóa.

Yếu tố 1 - Áp lực: Những áp lực tới từ nguyên nhân khách quan và chủ quan thúc đẩy một cá nhân phải gian lận. Ví dụ: Áp lực tài chính, nợ nần, gia đình có người ốm đau; hoặc sức ép doanh số, KPI …                                                                                                                      

Yếu tố 2 - Cơ hội thực hiện gian lận: Cơ hội xuất hiện khi không có hoạt động kiểm soát trong công ty hoặc hệ thống Kiểm soát nội bộ kém hiệu quả dẫn đến hành vi gian lận.                            

Yếu tố 3 - Khả năng “hợp lý hóa” gian lận: Thông thường, trước khi thực hiện hành vi gian lận, người thực hiện sẽ có xu hướng tìm ra một (vài) lý do thích hợp để biện minh cho hành động này của mình, và đương nhiên lý do đó phù hợp với chuẩn mực đạo đức của cá nhân người thực hiện.                                                                                                                                                  

Có thể tóm tắt nguyên nhân cấu thành hành vi gian lận thì chỉ có "Sức ép" là không đủ. Mà còn cần thêm "Cơ hội" và khả năng "Vô tội hóa" của cá nhân người thực hiện.

 

Hai mức độ gian lận

  • Gian lận ở cấp nhân viên: thường bao gồm việc trộm cắp, biển thủ tài sản,…
  • Gian lận ở cấp quản lý: Bao gồm việc gian lận Báo cáo tài chính để đạt KPI do BOD đặt ra, để tăng giá cổ phiếu hoặc các cấp quản lý tạo ra các công ty sân sau để thực hiện các giao dịch gây tổn thất cho Doanh nghiệp.

 

Các dấu hiệu gian lận (red flags)

  • Không có sự luân chuyển nhân viên ở những vị trí nhạy cảm ví dụ như thủ quỹ, kế toán tiền mặt
  • Sự kiêm nhiệm bất hợp lý ví dụ kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ
  • Nhân viên từ chối không tham gia các kỳ nghỉ của công ty, không bao giờ nghỉ phép hoặc từ chối việc được thăng chức
  • Các kiểm soát được thiết lập không được thực hiện một cách nhất quán
  • Lợi nhuận của Công ty cao trong khi các đối thủ cạnh tranh hoặc thị trường ngành lại có xu hướng giảm mạnh
  • Mua từ một nhà cung cấp duy nhất quá nhiều lần, giá trị lớn
  • Doanh thu tăng không tương ứng với mức tăng của giá vốn

 

Phương pháp phòng chống gian lận

Một chương trình quản lý gian lận hiệu quả cần phải bao gồm các yếu tố sau:

  • Chính sách về đạo đức của Công ty: Công ty cần xây dựng và ban hành các chính sách, quy tắc về đạo đức, làm kim chỉ nam cho các hoạt động của Công ty.
  • Nâng cao nhận thức về gian lận: Nhận thức về gian lận là phải có những hiểu biết về bản chất, nguyên nhân và đặc điểm của gian lận. Điều này được phát triển dần dần thông qua đánh giá định kỳ về rủi ro gian lận, training nhân viên, và trao đổi giữa cấp quản lý với nhân viên
  • Đánh giá rủi ro gian lận: Đánh giá rủi ro gian lận thường bao gồm:
    • Xác định các rủi ro gian lận có thể có trong doanh nghiệp
    • Đánh giá xem các chốt kiểm soát hiện có được thiết kế có ngăn ngừa được rủi ro gian lận hay không
    • Kiểm tra vận hành của những chốt kiểm soát này trên thực tế có hiệu quả không
  • Ngăn ngừa gian lận: Một yếu tố quan trọng để ngăn ngừa gian lận là ý chí của Ban điều hành, Hội đồng quản trị trong vấn đề ngăn ngừa, phát hiện và xử lý gian lận. Từ đó, thiết lập văn hóa đạo đức đủ tốt, đủ mạnh trong doanh nghiệp.
  • Phát hiện gian lận: Nguồn quan trọng để phát hiện gian lận là phản hồi/tố cáo từ các nhân viên trong doanh nghiệp, Nguồn này có thể thông qua các hình thức như: hotline tố cáo gian lận, phỏng vấn nhân viên trước khi nghỉ việc, và bảng khảo sát nhân viên,…
  • Điều tra gian lận: Việc điều tra gian lận sử dụng các kiến thức về kế toán, kiểm toán và luật pháp hoặc thuê chuyên gia, tư vấn để điều tra. Điều tra gian lận bao gồm thu thập các thông tin để xác định: 1) Gian lận có xảy ra hay không, 2) Thiệt hại về chi phí như thế nào 3) Những ai tham gia vào 4) Gian lận xảy ra như thế nào. Kiểm toán viên nội bộ, luật sư và các chuyên gia khác thường sẽ là những đối tượng tham gia điều tra gian lận.
  • Xử lý các hành vi gian lận: Ban điều hành và hội đồng quản trị có trách nhiệm trong việc xử lý gian lận. Các hành động xử lý có thể bao gồm các hành động sau:
    • Kỷ luật nhân viên
    • Yêu cầu bồi thường thiệt hại
    • Chấm dứt hợp đồng với nhà cung cấp liên quan
    • Báo cáo tới cơ quan luật pháp để truy tố vụ việc và cá nhân liên quan
    • Nộp đơn kiện dân sự để lấy lại số tiền đã bị thiệt hại
    • Gửi thông tin vụ việc tới các tổ chức/hiệp hội nghề nghiệp mà cá nhân thực hiện hành vi gian lận đó tham gia
    • Yêu cầu thiết lập/củng cố thêm các chốt kiểm soát

 

Có thể nói, để phát triển bền vững chắc chắn cần một đội ngũ văn minh chính trực trong lao động và quá trình xây dựng, gìn giữ và phát huy giá trị đó cần sự nỗ lực của mỗi thành viên. Chúng ta không chỉ quan tâm đến đối thủ cạnh tranh, những mục tiêu trong kinh doanh mà còn phải quản trị rủi ro những vấn đề trong nội tại, trong đó “gian lận” là nội dung cần được nghiêm túc phòng chống và cần sự hợp lực của các cấp lãnh đạo, quản lý và đến từng CBNV.